طبق تعاریف، فاکتور رسمی به صورتحسابی می‌گویند که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده باشد و مورد تایید دارایی باشد. به طور کلی باید بگوئیم که تعاریف زیادی در مورد آن و مشخصات فاکتور رسمی وجود دارد که برخی آسان و برخی دیگر بسیار پیچیده هستند. اما قرار است ساده‌ترین تعریف را در مورد فاکتور رسمی ارائه کنیم.
فاکتور رسمی چیست؟ فرق فاکتور رسمی و غیر رسمی
همانطور که گفته شد فاکتور رسمی به فاکتوری می‌گویند که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده باشد و مورد تایید دارایی باشد. اما فاکتور غیر رسمی صرفا برای اطلاع مشتریان تهیه می‌شود و استانداردهای مورد تایید دارایی در آن در نظر گرفته نشده است. دقیقا به همین دلیل است که امکان ارائه فاکتورهای غیر رسمی به وزارت دارایی وجود ندارد. البته توجه داشته باشید که با اجرایی شدن قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان از سال 1401 برای تمام شرکت‌ها، دیگر امکان ارائه فاکتور به صورت بالا نیست و باید صورتحساب الکترونیکی از طریق نرم‌افزار حسابداری در کمتر از هفت روز برای سامانه مؤدیان ارسال شود.
موارد مربوط به صادرکنندگان و دریافت‌کنندگان فاکتور رسمی
معمولا این سوال در مورد ضرورت صدور فاکتور رسمی برای اشخاص حقیقی و حقوقی وجود دارد که صدور فاکتور رسمی برای چه اشخاصی ضرورت دارد. برخی فکر می‌کنند صدور فاکتور رسمی، تنها برای شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگ ضرورت دارد، در صورتی که این باور درباره نحوه صدور فاکتور رسمی اشتباه است. ارائه فاکتور رسمی به خریداران برای تمام بنگاه‌های اقتصادی کوچک و بزرگ که مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده می‌شوند اجباری است. در واقع فرقی نمی‌کند که مخاطب کالای شما اشخاص حقیقی یا بنگاه‌های اقتصادی باشند یا محصول و خدمت شما هزینه کم یا زیادی داشته باشد؛ در هر صورت اگر مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده باشید باید به مشتریان خود فاکتور رسمی بدهید. در صورتی که از ارائه فاکتور استاندارد خودداری کنید، جرم صورت گرفته و طبق قانون با مجموعه خاطی برخورد می‌شود.
ویژگی‌هایی که باید یک فاکتور رسمی مورد تایید دارایی داشته باشد چیست؟ (مشخصات فاکتور رسمی)
مشخصاتی که یک فاکتور رسمی (صورتحساب فروش کالا و خدمات) باید داشته باشد که مورد تایید دارایی قرار بگیرد در زیر آمده است:
- شماره سریال(شماره فاکتور): مهمترین ویژگی‌های فاکتور رسمی تایید شده نوع چاپ شماره سریال آنهاست. شماره سریال فاکتوررسمی باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی و یا با کمی برجستگی چاپ شود که به راحتی قابل شناسایی باشد و از چاپ دیجیتالی و شماره‌های زدن‌های معمولی قابل تشخیص باشد.
- اطلاعات خریدار و فروشنده: کد اقتصادی، شناسه ملی/کد ملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تلفن و مشخصات دیگر هر دو طرف معامله حتما باید در فاکتور مورد تایید دارایی رسمی خرید و فروش ذکر شوند.
- تخفیفات، مالیات و عوارض: در هنگام تهیه فاکتور رسمی کالا و خدماتی که ارائه شده باید با اعلام تعداد و قیمت توضیح داده شوند، تخفیف‌ها اعمال و نشان داده شود و سپس باید مالیات و عوارض بر ارزش افزوده آن محاسبه و ذکر شود. در این مورد باید توجه کنید که تخفیف حتما باید قبل از محاسبه مالیات و ارزش افزوده اعمال شود؛ برخی به اشتباه در ابتدا مالیات و عوارض را محاسبه و در مرحله آخر تخفیف را محاسبه می‌کنند که این امر اشتباهی بزرگ است که بعدتر باعث مورد اختلاف در رسیدگی‌های مالیاتی خواهد شد.
- امضاء و مهر: در نهایت آخرین ویژگی فاکتور رسمی مورد تایید دارایی، عدم وجود خط خوردگی در فاکتور و وجود مهر و امضاء در فاکتورها است.
در ادامه نمونه ای از یک فاکتور رسمی مورد قبول سازمان مالیاتی کشور آورده شده است:
